flow+ Wide Format Business Workflow
Caldera entwickelte Flow+, um seinen Kunden und Druckereibesitzern die Verfügungsgewalt über Ihr Unternehmen zurückzugeben. Unter Verfügungsgewalt verstehen wir, auf alle Informationen aus allen Teilen des Unternehmens zugreifen zu können: Vertrieb, Produktion, Weiterverarbeitung, Logistik, Buchhaltung … gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten müssen Dienstleister in der digitalen Druckbranche auch auf innerbetriebliche Abläufe schauen um Ihre Rentabilität zu steigern und nicht nur auf die Produktivität.
Als erste Workflow Software, die direkt mit dem RIP-Spooler interagiert, stellt Flow+ eine intelligente Kombination aus einem MIS (Management Information System), einem ERP (Enterprise Resource Planning), einem CRM (Customer Relation Management) und einem DMS (Document Management System) dar.
FLOW+ ist eine komplette Lösung für den Wide Format Business Workflow, die Information und Kontrolle vom Kostenvoranschlag bis zur Rechnungserstellung bietet, und dabei den Produktionsprozess (Drucken und Nachbearbeitung) verwaltet, Inventaranalyse und -planung betreibt, den RIP-Prozess automatisiert, Outsourcing, Lieferscheine und Finanzstatistiken verwaltet und Buchhaltungsdaten abgleicht.
POLICHROMO in Athen, Griechenland, ein FLOW+ Benutzer und Beta-tester
Vor ein paar Jahren und vor dem Einrichten von FLOW+ hatte das Unternehmen POLICHROMO nur eine geringe Anzahl von Druckern (Plottern) und eine sehr geringe Zahl von Beschäftigten. Sowohl Verkauf als auch Produktion waren relativ leicht mit ausdruckbaren Formularen zu verwalten (mit Hilfe von Standardbüroanwendungen wie Word und Excel)
Auch wenn die oben erwähnte Methode für POLICHROMO im Tagesgeschäft durchaus praktikabel war, so fehlte doch die Möglichkeit, strategische Entscheidungen zum Wachstum des Unternehmens zu treffen. Elias Driysopoulos, der Geschäftsinhaber, bemerkt: “Wir stellten fest, dass Fragen wie ̒Brauchen wir einen neuen Drucker?̒ oder ̒Welcher Drucker passt am besten zu unseren Bedürfnissen?̕ nur sehr schwer mit Gewissheit zu beantworten waren.”
Außerdem erforderten solche Entscheidungen eine lange Nachbearbeitungszeit aller diesbezüglichen Formulare und konnten auch nur am Jahresende getroffen werden, wenn ebenfalls unentbehrliche Informationen über die Finanzen vorlagen.
Als dann mehrere Maschinen in der Firma eintrafen und die Zahl der Angestellten zu wachsen begann, kamen neue Variablen zu dieser Gleichung hinzu (wie z.B. Fertigungsausschuss, Produktionszeiten, Schichtbetrieb). Desweiteren musste sich POLICHROMO mit Kommunikationsproblemen auseinandersetzen, die zunehmend zu Fehlern bei Produktion und Lieferung führten. Die damit verbundenen Kosten (z.B. erneute Drucke) begannen, sich auf die Geschäftszahlen auszuwirken und uns wurde klar, dass wir etwas an unserer Arbeitsweise ändern mussten.
“Die Organisation eines Unternehmens kann nicht nur auf einfachen ausdruckbaren Formularen bestehen, wir brauchten ein Online Informationssystem, das in Echtzeit arbeitete.”
POLICHROMO arbeitete gemeinsam mit Caldera, um ein Produkt zu vollenden, das für und mit Digitaldruckunternehmen entwickelt wurde
Die erste Version von Flow+ startete als ein Tool zur Erfassung aller Druckaufträge, um die Produktion zu optimieren und Materialverschwendung und Fehlerrisiko zu minimieren. Diese Version erschien kurz vor den Olympischen Spielen in Athen im Frühjahr 2004. In dieser „vorolympischen“ Testphase stellte POLICHROMO fest, dass der „Job Tracker“ unerlässlich für den Erfolg des gesamten Projektes ist.
Dieser Erfassungsmechanismus war der Hauptkommunikationskanal der zwischen den unterschiedlichen am Prozess beteiligten Abteilungen (wie Pre-Press, Druck, Nachbearbeitung, Lieferung, Aufbau). Durch die Benutzung während der Olympischen Spiele konnten die möglichen Vorteile sowohl bei der Produktionsüberwachung als auch bei der Produktionsfeinabstimmung erkannt werden.
Anhand dieser Beobachtungen wurde entschieden, die Informationen zu erweitern, welche von Flow+ ausgewertet werden können, um einen vollständigen Überblick über den Geschäftsprozess zu erhalten. In Anbetracht dessen erfolgte Ende 2005 die Einbeziehung der Umsätze, der Lagerhaltung (Materialbestand und -verbrauch) und der Produktionsplanung. Mitte 2006 war das System stabilisiert und Ende des Jahres voll funktionsfähig. Zu Beginn des Jahres 2007 wurden Preislisten und Finanzdaten eingeführt. POLICHROMO benutzt das “komplette” System seit nunmehr fast drei Jahren.
Die Einrichtung von FLOW+ ist schnell und einfach
“Die Einrichtungszeit bei POLICHROMO war nicht lang und gewiss nicht schwierig”. Flow+ ist speziell darauf ausgelegt, die Menge an Informationen gering zu halten, die notwendig sind, um seine volle Leistung zu entfalten.
Es ist sehr nahe an dem, was man in der Branche als "Best Practice" bezeichnet, da es Sinn macht, nicht zu viel Zeit für die Einrichtung zu investieren und die gewünschten Information in jedem Druckunternehmen möglichst schnell verfügbar zu machen.
Abschätzen des Verbesserungspotentials mit Flow+
In den ersten sechs Monaten des Einsatzes konnte POLICHROMO eine 30%ige Verbesserung in der Produktion belegen. Auch wenn angenommen wurde, dass Flow+ lediglich Einfluss auf die Produktivität haben würde, war POLICHROMO freudig überrascht festzustellen, dass auch die finanziellen Aspekte positiv beeinflusst wurden.
“Wir konnten jetzt eine ̕aggressivere̒ Verkaufspolitik betreiben und trotzdem unsere Gewinnspanne sichern, wir sind in der Lage Materialverschwendung bedeutend zu senken und Produktionsfehler zu minimieren. Flow+ öffnete ein neues Fenster für uns und gab uns die Möglichkeit basiert auf den Ergebnissen das ganze Unternehmen zu lenken.”
Es ist erwähnenswert, dass POLICHROMO heute erfolgreich eine Jahresproduktion von annähernd 1.600.000 Quadratmetern bewältigt, in 3 Schichten arbeitet an durchschnittlich 6 Tagen in der Woche. “Wenn man die erforderliche Nachbearbeitung genauso in Betracht zieht wie Installationen und Subunternehmer, denke ich, ist es völlig klar, dass Flow+ der Schlüssel zum Erfolg ist.”
Die typischen Flow+ Benutzer im Unternehmen
Alle Abteilungen des Unternehmens POLICHROMO verwenden FLOW+: Verkauf, Produktion, Logistik, Buchhaltung. “Ich kann sagen, dass Flow+ in unserem Fall genau den gleichen Einfluss hatte wie einst die Einführung von E-Mail. Heute kann sich niemand in unserer Firma mehr vorstellen ohne zu arbeiten”
Als erste Workflow Software, die direkt mit dem RIP-Spooler interagiert, stellt Flow+ eine intelligente Kombination aus einem MIS (Management Information System), einem ERP (Enterprise Resource Planning), einem CRM (Customer Relation Management) und einem DMS (Document Management System) dar.
FLOW+ ist eine komplette Lösung für den Wide Format Business Workflow, die Information und Kontrolle vom Kostenvoranschlag bis zur Rechnungserstellung bietet, und dabei den Produktionsprozess (Drucken und Nachbearbeitung) verwaltet, Inventaranalyse und -planung betreibt, den RIP-Prozess automatisiert, Outsourcing, Lieferscheine und Finanzstatistiken verwaltet und Buchhaltungsdaten abgleicht.
POLICHROMO in Athen, Griechenland, ein FLOW+ Benutzer und Beta-tester
Vor ein paar Jahren und vor dem Einrichten von FLOW+ hatte das Unternehmen POLICHROMO nur eine geringe Anzahl von Druckern (Plottern) und eine sehr geringe Zahl von Beschäftigten. Sowohl Verkauf als auch Produktion waren relativ leicht mit ausdruckbaren Formularen zu verwalten (mit Hilfe von Standardbüroanwendungen wie Word und Excel)
Auch wenn die oben erwähnte Methode für POLICHROMO im Tagesgeschäft durchaus praktikabel war, so fehlte doch die Möglichkeit, strategische Entscheidungen zum Wachstum des Unternehmens zu treffen. Elias Driysopoulos, der Geschäftsinhaber, bemerkt: “Wir stellten fest, dass Fragen wie ̒Brauchen wir einen neuen Drucker?̒ oder ̒Welcher Drucker passt am besten zu unseren Bedürfnissen?̕ nur sehr schwer mit Gewissheit zu beantworten waren.”
Außerdem erforderten solche Entscheidungen eine lange Nachbearbeitungszeit aller diesbezüglichen Formulare und konnten auch nur am Jahresende getroffen werden, wenn ebenfalls unentbehrliche Informationen über die Finanzen vorlagen.
Als dann mehrere Maschinen in der Firma eintrafen und die Zahl der Angestellten zu wachsen begann, kamen neue Variablen zu dieser Gleichung hinzu (wie z.B. Fertigungsausschuss, Produktionszeiten, Schichtbetrieb). Desweiteren musste sich POLICHROMO mit Kommunikationsproblemen auseinandersetzen, die zunehmend zu Fehlern bei Produktion und Lieferung führten. Die damit verbundenen Kosten (z.B. erneute Drucke) begannen, sich auf die Geschäftszahlen auszuwirken und uns wurde klar, dass wir etwas an unserer Arbeitsweise ändern mussten.
“Die Organisation eines Unternehmens kann nicht nur auf einfachen ausdruckbaren Formularen bestehen, wir brauchten ein Online Informationssystem, das in Echtzeit arbeitete.”
POLICHROMO arbeitete gemeinsam mit Caldera, um ein Produkt zu vollenden, das für und mit Digitaldruckunternehmen entwickelt wurde
Die erste Version von Flow+ startete als ein Tool zur Erfassung aller Druckaufträge, um die Produktion zu optimieren und Materialverschwendung und Fehlerrisiko zu minimieren. Diese Version erschien kurz vor den Olympischen Spielen in Athen im Frühjahr 2004. In dieser „vorolympischen“ Testphase stellte POLICHROMO fest, dass der „Job Tracker“ unerlässlich für den Erfolg des gesamten Projektes ist.
Dieser Erfassungsmechanismus war der Hauptkommunikationskanal der zwischen den unterschiedlichen am Prozess beteiligten Abteilungen (wie Pre-Press, Druck, Nachbearbeitung, Lieferung, Aufbau). Durch die Benutzung während der Olympischen Spiele konnten die möglichen Vorteile sowohl bei der Produktionsüberwachung als auch bei der Produktionsfeinabstimmung erkannt werden.
Anhand dieser Beobachtungen wurde entschieden, die Informationen zu erweitern, welche von Flow+ ausgewertet werden können, um einen vollständigen Überblick über den Geschäftsprozess zu erhalten. In Anbetracht dessen erfolgte Ende 2005 die Einbeziehung der Umsätze, der Lagerhaltung (Materialbestand und -verbrauch) und der Produktionsplanung. Mitte 2006 war das System stabilisiert und Ende des Jahres voll funktionsfähig. Zu Beginn des Jahres 2007 wurden Preislisten und Finanzdaten eingeführt. POLICHROMO benutzt das “komplette” System seit nunmehr fast drei Jahren.
Die Einrichtung von FLOW+ ist schnell und einfach
“Die Einrichtungszeit bei POLICHROMO war nicht lang und gewiss nicht schwierig”. Flow+ ist speziell darauf ausgelegt, die Menge an Informationen gering zu halten, die notwendig sind, um seine volle Leistung zu entfalten.
Es ist sehr nahe an dem, was man in der Branche als "Best Practice" bezeichnet, da es Sinn macht, nicht zu viel Zeit für die Einrichtung zu investieren und die gewünschten Information in jedem Druckunternehmen möglichst schnell verfügbar zu machen.
Abschätzen des Verbesserungspotentials mit Flow+
In den ersten sechs Monaten des Einsatzes konnte POLICHROMO eine 30%ige Verbesserung in der Produktion belegen. Auch wenn angenommen wurde, dass Flow+ lediglich Einfluss auf die Produktivität haben würde, war POLICHROMO freudig überrascht festzustellen, dass auch die finanziellen Aspekte positiv beeinflusst wurden.
“Wir konnten jetzt eine ̕aggressivere̒ Verkaufspolitik betreiben und trotzdem unsere Gewinnspanne sichern, wir sind in der Lage Materialverschwendung bedeutend zu senken und Produktionsfehler zu minimieren. Flow+ öffnete ein neues Fenster für uns und gab uns die Möglichkeit basiert auf den Ergebnissen das ganze Unternehmen zu lenken.”
Es ist erwähnenswert, dass POLICHROMO heute erfolgreich eine Jahresproduktion von annähernd 1.600.000 Quadratmetern bewältigt, in 3 Schichten arbeitet an durchschnittlich 6 Tagen in der Woche. “Wenn man die erforderliche Nachbearbeitung genauso in Betracht zieht wie Installationen und Subunternehmer, denke ich, ist es völlig klar, dass Flow+ der Schlüssel zum Erfolg ist.”
Die typischen Flow+ Benutzer im Unternehmen
Alle Abteilungen des Unternehmens POLICHROMO verwenden FLOW+: Verkauf, Produktion, Logistik, Buchhaltung. “Ich kann sagen, dass Flow+ in unserem Fall genau den gleichen Einfluss hatte wie einst die Einführung von E-Mail. Heute kann sich niemand in unserer Firma mehr vorstellen ohne zu arbeiten”